GTD

Mostanában két okból sem írtam a blogra. Az egyik az öncenzúra. Elkezdtem egy bejegyzést "Jog és igazság, avagy mi a bajom a libertarianizmussal" címmel, de aztán kitöröltem, mert a megosztó, politikai témákat hanyagolni akarom. A koronavírussal kapcsolatos fejlemények legrosszabb lehetséges forgatókönyveiről is majdnem írtam, de rémhírterjeszteni sem akarok. A másik ok, hogy elég sok minden, szakadt a nyakamba mostanában, nem feltétlen nagy dolgok, de nagy mennyiségben: teendők, munkák, projektek, amik kezdtek maguk alá temetni. És ha annyi a dolgom, hogy ki se látszom belőle, akkor vajon mit csinálok? Természetesen nekiállok olvasni. Persze csak este, amikor már fáradtan minden másra használhatatlan vagyok, de még nem álmosodtam el. Kata rászokott a tévézésre (borzasztóan utálom a Mintaapákat), én meg inkább elvonulok egy könyvvel.

Régebben már volt a kezemben David Allen könyve, a Getting Things Done. (Magyarul Hatékonyságnövelés stresszmentesen címmel jelent meg.) Akkor nem igazán ragadott meg, valami olyasmit fogtam fel belőle, hogy kell az asztalra egy tálcás irattartó, amin a három tálca a bejövő, az elintézendő, és a kimenő iratok helye, vagy ilyesmi, a negyedik tálca meg a szemeteskuka. Eleve a téma sem nagyon érdekelt, jól elvoltam a magam hatékonysági szintjén, előbb-utóbb nagyjából minden elintéződött. Mostanára azonban sokat romlott a helyzet, és éreztem, hogy valamit lépnem kéne. Mondhatni, motiváltabban álltam a könyvhöz. Találtam is benne hasznos gondolatokat.

Ezek a gondolatok nem valami eget rengető felfedezések, a legtöbbjük triviálisnak tűnik. A hatékonyság nem atomfizika, a kulcsa nem valami forradalmi felfedezés, hanem a következetesség. Rendet kell tartani az életünkben. Van aki így nőtt fel, ezt látta otthon, annak ez természetes. Nekem nem az. (Megsúgom, Katának sem, de erről egy másik, jó hosszú posztot lehetne írni.) Szóval a dolgaink, az életünk menedzselése nem művészet, nem tudomány, hanem fárasztó, verejtékezéssel járó edzésmunka. Nem kell hozzá különleges adottság, tehetség, nem kell rajta sokat agyalni, hanem csinálni kell, akkor is ha nincs hozzá kedvünk, fárasztó vagy unalmas. Állítólag, ha belejövünk, megszokjuk, és természetessé válik, hiányozna, ha nem csinálnánk. Mondom, tisztára mint a testedzés. (Mondom állítólag, mert nincs ilyen irányú tapasztalatom.)

Leginkább az a része tetszik, hogy vezetni kell a fontos dolgaink, teendőink listáit, és ugye manapság erre már nem a legkorszerűbb megoldás papírcetliket vagy kis határidőnaplót használni. (Katának határidőnaplója van, én meg ezernyi papírcetlit tároltam az itthoni meg a munkahelyi asztalomon, és jutott belőle a táskámba és a pénztárcámba is.) Manapság az ilyesmire kiváló számítógépes programok, mobilapplikációk léteznek. A legtöbb célra már kialakult, letisztult, hogy mik a kedvenc programjaim, ezeket egyszer össze is gyűjtöttem. (Persze ideje lenne frissíteni a listát, sőt újra is dizájnolni az oldlt.) Ugyanezt kell tennem, kitalálnom, hogy melyik teendőkezelő program jön be nekem a legjobban.

A kérdés nem is olyan egyszerű, mert kismillió létezik ezekből a programokból. A határfeltételek megadásával szűkíthető a lehetséges megoldások száma. Elsőként is nem óhajtok elkölteni rá egy vagyont, sőt igazából egyetlen fillért sem, ha megoldható anélkül. Legyen asztali változata, Windows 10 alá, és ha mondjuk Linux alatt is fut, az plusz pont, de legrosszabb esetben legyen használható böngészőablakból. És mindenképpen legyen mobilapplikációja is (Android), hogy bárhol elérjem. Ezekhez ugye kell valami felhőplatform, vagy legalább egy tárhely, hogy szinkronizálni lehessen a gépek, kütyük között.

Keressük az optimális alkalmazást, ami a legjobban megfelel a céljainknak, vagyis segít a töménytelen mennyiségű teendő, ígéret, dátum, határidő stb. nem elfelejtendő dolog nyilvántartásában, menedzselésében. Alapvetően két kategória van, ingyenes és fizetős. A fizetősöknél van olyan, hogy magáncélra, vagy kipróbálásra, bizonyos korlátozásokkal elérhetővé teszik ingyenesen is a programot. A leggyakoribb korlátozások, hogy egyes funkciók nem elérhetők, és/vagy limitált az adatok, bejegyzések, lépések, akármik mennyisége, amit használhatunk. Az előzetes szűrésen az alábbiak jutottak át:

Először jöjjenek a fizetősök, ezek többnyire csoportmunka összehangolására jók, és a korlátozások főként az együttműködés lehetőségére vonatkoznak, ami az egyéni használatot semmiben sem zavarja.

Any.do: Gyakorlatilag mindenféle platformon működik, Windowstól, az Apple hardverekig (iPhone, iPad, Mac, Apple Watch, Siri), Androidon, böngészőben, okosórán, Goggle Assistanttal, mindennel összedolgozik. Az ingyenes verzióban korlátozott a csatolható fájlok mérete és mennyisége, nem lehet testre szabni a kinézetet, nincsenek színkódok a teendőknél, az ismétlődő feladatok beállítási lehetőségei korlátozottak, nem lehet a GPS segítségével helyfüggő értesítéseket megjeleníteni, és a csoportmunka (együttműködés másokkal) korlátozott.

ClickUp: A felhasználható tárterület 100 MB, minden extra funkció használható, de némelyik korlátozott alkalommal.

Evernote: Elsősorban jegyzetelő alkalmazás, de teendőkezelésre is használható. A megosztási, együttműködési lehetőségek korlátozottak, a PDF-ekben nem lehet keresni, havonta max. 60 MB adat tölthető fel, egy jegyzet max. 25 MB lehet, elérés böngészőből, asztali alkalmazásból, mobilapplikációból, egyszerre max. 2 db készüléken, hálózat nélkül csak az asztali alkalmazás megy.

Hitask: Windows, Apple készülékek, Android, megy a böngészőkből, Chrome kiegészítő is van. Ingyenesen max. 5 fős csoport tud együttműködni benne, együttesen fél Giga tárterületet használhatnak, a Google Calendar és Outlook szinkronizáció nem folyamatos, és a csoporton kívüli személyekkel nem lehet adatot megosztani.

Trello: Max. 10MB-os csatolmányok, és korlátozott a kinézet testreszabhatósága, a csoportmunka és az automatizálás lehetősége.

Winio: Egyelőre csak böngészőben működik, max. 5 felhasználó, max. 1 GB adatterülettel, üzenetváltásoknál csak az utolsó 5000 üzenetet tárolja el.

Az eleve ingyenes megoldások tudása az előzőekhez képest visszafogottabb, de ezt nem feltétlen tartom hátránynak, mert a fizetős alkalmazások által felkínált funkciók többségére nincs is szükségem, azok általában csak bonyolultabbá teszik a kezelést, elveszik közöttük az ember.

Dropbox Paper: A Dropbox tárhelyhez kapcsolódó webes alkalmazás és mobilapplikáció. Elsősorban dokumentumszerkesztésre szolgál, csoportmunka lehetőségekkel, megosztott szerkesztés, kommentek, üzenetek stb. Teendőket is létre lehet hozni benne, azokat határidőzhetjük, kiszignálhatjuk az együttműködő partnereknek.

Google Keep: Böngészőben a GMail jobb szélén lévő oldalsávban csücsül, Androidra saját appja van. Elsősorban listákat, emlékeztetőket lehet létrehozni vele, de fényképeket és hangjegyzeteket is készíthetünk.

Google Tasks: Böngészőben a GMail jobb szélén lévő oldalsávban csücsül, Androidra saját appja van. A Google Calendar is mutatja a dátummal ellátott teendőket, illetve ott is létre lehet hozni őket.

Joplin: Nyílt forrású, markdown szintaxisú jegyzetelő és teendőkezelő program, Windows, Linux, Mac, Android és iOS alá, a desktop appok mellett parancssoros változata is van, gyakorlatilag bármin elfut. Szinkronizálás Nextcloud, Dropbox, OneDrive tárakkal, de WebDAV is megy és fájlrendszer is, azaz helyi könyvtárba és tetszőleges hálózati meghajtóra is dolgozik, szóval bármivel szinkronizálható.

Microsoft To Do: Android, Windows, iOS, böngésző. A lsitákat meg tudjuk osztani másokkal. Együttműködik (szinkronizál) az Outlook Tasks funkciójával. 

Ezek az én kedvenceim, de ezeken kívül is akad még sok program, némi guglizással rengeteget lehet találni. Ízlésünk szerint válogathatunk, a lényeg nem a programban lesz, hanem a használatában. Hogy feljegyezzünk mindent, és aztán amit felírtunk, azt rendszeresen átnézzük, kiválasszuk amit meg akarunk csinálni, és a legfontosabb, hogy tényleg csináljuk is meg. Ez utóbbi az egésznek a veleje, a program csak arra való, hogy ne felejtsünk el semmit.

Ez az egész szervezés, végrehajtás, hatékonyság dolog még meglehetősen új nekem, de annyi hasznát már mindenképpen látom, hogy nyugodtabb vagyok, nem izgulok, hogy valamit elfelejtek, mert minden fel van írva. Legalább is mostantól. A régi papírjaimat, cetliket át kell még nézzem, hogy rögzítsek minden lényegeset, a lényegtelent meg kikukázzam. Ez jót tesz a rendnek is, már most vállalhatóbb a szobám kinézete, és  könnyebben megtalálom, amit keresek, szóval remélhetőleg a fejemben is hasonlóképp alakul majd a helyzet. Ez egy friss projekt, most csak az elindulásáról tudósítok, érdeklődés esetén beszámolok majd a folyamatról is.